Sachbearbeiter (m/w/d) im Vorzimmer der Verwaltungsleitung

Es handelt sich um eine unbefristete Vollzeitstelle, die entsprechend der beruflichen Qualifikation und Erfahrung bis zur Entgeltgruppe 8 TVöD-VKA bzw. nach entsprechender dauerhaften Übertragung der Tätigkeiten bis zur Entgeltgruppe 9a TVöD-VKA vergütet wird.

Zu Ihren Aufgaben gehören:

• eigenständige Organisation und Koordination des Termin- und Tagesablaufs der Dezernenten einschließlich Priorisierung von Terminanfragen und Koordination kurzfristiger Änderungen
• Koordination und Überwachung des Informations- und Geschäftsgangs einschließlich Wiedervorlagen und erforderlicher Rückmeldungen
• Bearbeitung und Koordination von Korrespondenz, Bürgeranliegen und sonstigen Anfragen
• Organisation repräsentativer Angelegenheiten, Empfänge, Ehrungen und offizieller Termine
• besondere organisatorische und koordinierende Aufgaben der Verwaltungsleitung
• Mitwirkung an der Weiterentwicklung und Digitalisierung der Arbeitsabläufe im Vorzimmer

Die Übertragung weiterer Aufgabenbereiche sowie organisatorische Änderungen bleiben ausdrücklich vorbehalten.

Wir erwarten von Ihnen:

• eine abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten bzw. den erfolgreichen Abschluss des Angestelltenlehrgangs I oder eine abgeschlossene kaufmännische bzw. vergleichbare Berufsausbildung mit einschlägiger Berufserfahrung im Bereich Assistenz, Sekretariat oder Koordination
• Erfahrungen in einer öffentlichen Verwaltung sowie Kenntnisse der örtlichen Strukturen und kommunalen Gegebenheiten sind von Vorteil
• ausgeprägtes Organisations- und Koordinationsvermögen
• eine selbstständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise
• gutes Urteilsvermögen und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen
• Kommunikationsstärke sowie ein freundliches, verbindliches und souveränes Auftreten
• sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit
• ein hohes Maß an Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Diskretion
• Belastbarkeit und Flexibilität
• einen sicheren Umgang mit den gängigen Büro- und Kommunikationsanwendungen sowie digitale Kompetenz

Unser Angebot an Sie:

• eine interessante, sichere und abwechslungsreiche Tätigkeit als zentrale Schnittstelle der Stadtverwaltung
• eine den Anforderungen entsprechende Vergütung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst zuzüglich der üblichen Sozialleistungen (u. a. Jahressonderzahlung, betriebliche Altersvorsorge)
• vielfältige Weiterbildungs- und Fortbildungsmöglichkeiten
• flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit des mobilen Arbeitens
• 30 Tage Urlaub und zwei zusätzliche freie Tage (24.12. und 31.12.)
• betriebliches Gesundheitsmanagement (u.a. vergünstigte Mitgliedschaft in mehreren Fitnessstudios, Fahrrad-Leasing)

Haben Sie Fragen?

Rückfragen beantworten Ihnen gerne die MitarbeiterInnen telefonisch unter (02641) 87-222 (Personal, Organisation, IT und Zentrale Dienste) oder -314 (Personalabteilung) zur Verfügung.

Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung und Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.

Wir freuen uns über Ihre Bewerbung mit aussagekräftigen Unterlagen bis zum 29.11.2026 direkt über unser Bewerbungsportal.